Il contesto operativo dove le persone “gestiscono” processi diventa un caposaldo nelle logiche di efficientamento dei processi stessi. Va da sé che qualsiasi operatore, in un qualsiasi reparto si trovi a lavorare, riesce a raggiungere produttività più alte segli spazi sono pensati, progettati e gestiti con una logica che deve favorire il miglioramento continuo (Kaizen) e l’eliminazione del superfluo (ciò che non produce valore aggiunto).
Il metodo lean mira alla creazione di valore aggiunto per il cliente finale e/o intermedio del processo logistico in essere. Lean è una metodologia di lavoro orientata specificatamente alle esigenze del cliente, guidando il Management che decide di applicarlo in azienda, verso un obbiettivo di efficacia rispetto ai reali “desiderata” del cliente.
Tutte le cose inutili che il cliente non vuole le definiamo sprechi, e il Lean prevede l’adozione di metodologie di lavoro volte a eliminare e minimizzare gli sprechi. Facendo ogni volta le cose giuste nel modo giusto, creeremo valore aggiunto per il cliente e qualità, riducendo anche lo spreco di risorse necessarie per rifare le cose che non sono state fatte correttamente fin dall’inizio. A tal scopo, adottiamo sempre processi e procedure standardizzati.
Nell’applicazione di un approccio siffatto ci poniamo un obbiettivo importante: mantenere le promesse generate in fase di accordo/ contratto con il Cliente. Fra queste le più importanti sono:
- ci focalizziamo sul fattore tempo e sull’importanza che esso riveste per il cliente
- Gestiamo efficacemente l’esigenza del cliente
- Forniamo esattamente quello che vuole il cliente
- Forniamo valore aggiunto quando lo vuole il cliente
- Eliminiamo tutte le overcapacity che determinano costi ma non muovono di una virgola il valore aggiunto percepito dal Cliente
Puntando costantemente a fare le cose giuste nel modo giusto, aumenteremo il valore dei nostri servizi per i clienti e impieghiamo meno energie, che potremo sfruttare per ampliare la nostra offerta di servizi. In questo modo, potremo ampliare le nostre attività.
Gli sprechi nel Lean
Un principio fondamentale della filosofia Lean è individuare continuamente ed eliminare gli sprechi. Nella catena del valore, si parla di tre elementi differenti: a valore aggiunto, non a valore aggiunto (ma necessari) e spreco.
Le attività a valore aggiunto creano valore. Le attività non a valore aggiunto (ma necessarie) non creano valore di per sé, ma sono necessarie per rendere possibili le attività a valore aggiunto. Il tempo dedicato alle attività non a valore aggiunto (ma necessarie) deve essere ridotto al minimo.
Gli sprechi non aggiungono valore e non sono necessari per il processo. Nell’articolo “La potenza del Lean Six Sigma nel governo dei processi logistici” avevo già classificato gli sprechi in otto macro classi, riconoscendone in particolare quattro, di grande interesse nei processi di efficientamento della Logistica.
Come specificato all’inizio dell’articolo, curare il contesto operativo (Gemba) , contribuisce notevolmente all’eliminazione degli sprechi il metodo delle 5S, costituito appunto da 5 step di intervento, permette di intervenire efficacemente sull’ottimizzazione degli standard di lavoro proprio curando il contesto nel quale si sviluppano i processi; l’obiettivo è quello di eliminare tutto ciò che non è strettamente funzionale all’attività svolta, indipendentemente dall’attività stessa.
C’è un forte impatto sulla produttività: un ambiente non adeguato non ispira motivazione. Al contrario, un eccesso imposto non favorisce il coinvolgimento degli operatori.
Il metodo prevede l’accessibilità di tutto quello che è necessario, quando e dove necessario, per visualizzare le perdite di tempo e gli sprechi, mentre le cose che non sono necessarie non devono essere d’intralcio e quelle necessarie sono al loro posto. In pratica, l’ambiente di lavoro deve essere sempre ben organizzato ed ordinato, dopo ogni attività ed al termine della giornata di lavoro. Inoltre, le 5S infondono fiducia negli operatori incentivando l’adozione di buone abitudini di lavoro in diversi modi.
Le analisi condotte sul metodo hanno portato a dire che una buona organizzazione dello spazio di lavoro permette di ridure il 50% degli sprechi e difetti di processo.
- Seiri (sgomberare): tutto ciò che non è necessario spesso, se presente, diventa controproducente perchè occupa spazio inutilmente, crea disordine e rallenta l’esecuzione del lavoro.
- Seiton (mettere in ordine): una volta definito l’assortimento e gli strumenti essenziali, vanno definite relative locazioni e percorsi e rappresentate in una mappa fisica e concettuale che amplifichi l’importanza dell’ordine per il loro reperimento. Il termine giapponese rimarca l’essenzialità di ritrovare le cose giuste al momento giusto perchè esse sono ordinate con logica e rigore metodologico.
- Seisou (mettere in pulito), significa rimuovere lo sporco dal posto di lavoro (polvere, trucioli, immondizia). Questo comporta soprattutto un coinvolgimento degli operatori che devono responsabilizzarsi sulle condizioni di sanificazione delle proprie postazioni.
L’atto di pulire o sanificare è spesso interpretato come eccesso in senso “cosmetico”, piuttosto che nel senso di pulito, sanificato. - Seiketsu (standardizzazione): questa fase permette la cura della postazione “5S2 in maniera sistematica per poter svolgere le precedenti 3 azioni con regolarità e senza imprevisti. Essa è la prima delle due azioni che consolidano il metodo nel tempo. La sua applicazione non può e non deve essere pensata come un atto momentaneo dovuto alle imposizioni dall’alto; Il livello di ordine, pulizia, sicurezza e semplicità d’uso dell’area deve essere continuamente monitorato (eventualmente mediante l’uso di check list).
- Shitsuke (sostenere nel tempo con disciplina): essa sottolinea il ruolo del management nel processo di mantenimento e rispetto continuativo delle prime quattro S. la parola chiave di questa fase è il coinvolgimento nel perseguire tutti insieme, Management e collaboratori, gli obbiettivi descritti nelle fasi precedenti.
In conclusione è bene specificare che il metodo delle 5S non va interpretato come un momento concentrato delle Pulizie pasquali ma uno stile per la gestione costante degli spazi operativi di lavoro.
di Massimiliano Manca del 05 luglio 2019